«Чипсо-точки» — реалити-шоу про улучшение точек контакта — Шаг №9.4

Всем привет! Продолжаем рекордный по количеству выпусков сезон про улучшение одной глобальной и очень важной точки контакта любой студии — презентация результатов работы заказчику. Сегодня будем говорить про удалённую презентацию.

Погружаемся в тему

Всё чаще мы работаем с удалёнными заказчиками. География работы становится всё больше. В связи с этим, отлаженный процесс удалённой презентации становится более актуальным для нас. И хочется предоставлять результаты работы в формате «вау». А это не так просто. Ведь заказчик не приходит в наш уютный офис, не проникается нашим гостеприимством, мы его не угощаем вкусностями, и т.д. Соответственно, нужно это как-то компенсировать доступными нам инструментами. Об этом мы и поговорим ниже.

Продолжаем растить наше дерево

Да, подход всё тот же — разложить сущность «удалённая презентация» на составляющие и перевести их в формат «вау». Mind-map находится всё по тому же адресу.

Я решил рассматривать процесс удалённой презентации под двумя ракурсами — с сопровождением голоса и без. Причём мы до сих пор не определились какой вариант лучше. С одной стороны, презентация в режиме разговора позволяет получить быструю обратную связь, хотя это не всегда удаётся. С другой стороны, если результаты работы действительно отличные и удовлетворяют целям и представлениям заказчика, он и без всякого голосового сопровождения утвердит их. И это удачно доказывают пара наших недавних удалённых проектов.

Так или иначе, я решил рассмотреть оба варианта. А какой из них выбрать — будем решать исходя из конкретного проекта и заказчика.

Ключевые моменты

В принципе, на mind-map всё достаточно наглядно. Так же, как и для презентации в офисе, я отметил сердечками пункты, которые нужно реализовать обязательно. Звёздочками отмечены пункты, которые не являются обязательными. Реализовывать их или нет, зависит от проекта.

Итак, выделим ключевые нюансы, которые помогут нам перевести удалённую презентацию в «вау»-формат:

Презентация фирменного стиля в виде слайдов

Слайды, содержащие презентацию фирменного стиля или его концепции, должны быть с более подробными комментариями, нежели при презентации в офисе. Заказчик будет рассматривать их самостоятельно, он должен видеть наши доводы (даже если презентация шла по телефону, как правило заказчики просят отправить им слайды на «подумать»).

Презентация дизайна сайта в виде html-страниц

Дизайн сайтов нужно отправлять в виде html-страниц с картинками. Это позволит заказчику открыть их в привычном ему браузере и избавит от необходимости масштабировать картинку в 100% размер (кстати, с одним из заказчиком у нас был казус по этому поводу). Это простой и логичный способ, который использует далеко не одна студия. Однако, мы пришли к этому не так давно.

Дизайн сайтов со сложной логикой работы можно делать не только в виде статичных html-страниц, но и делать активными отдельные их области, нажатие на которые приводит к переходу к нужной странице. Таким образом заказчик сможет оценить логику работы сайта. Другой вариант — создавать видео-ролики с комментариями (он сложнее и дольше в производстве, но более понятный и даёт гарантию, что заказчик всё увидит именно так, как мы хотим показать).

Формат презентации слайдов

Презентации слайдов лучше делать в формате PDF, загружать их в облако (мы используем Dropbox), отправлять заказчику ссылку. Это избавляет его от лишних действий (сохранить PDF, открыть в программе просмотра, и т.д.). Думаю, для особо интересных проектов можно делать динамические презентации в сервисе Google Drive, как мы это реализовали с нашим вау-КП.

Способ отправки сообщений заказчику

Отправка писем. Тут у нас дилемма. Либо отправлять письма через систему управления проектами Basecamp, либо через почтовый клиентов в формате HTML. Что даёт каждый из них:

  • Basecamp. Ответ на письмо, отправленное через Basecamp, автоматически попадает в ветку обсуждения в проекте. Его сразу же видят все участники проекта. Это избавляет управляющего проекта от необходимости дублировать ответ вручную. Любое сообщение, написанное одним из участников проекта, видят все другие участники, включая заказчика (он получает уведомление на почту). Это позволяет построить диалог между всеми участниками проекта и в последующем, при необходимости, легко восстановить историю этой переписки.
  • HTML. Главный плюс этого способа — возможность оформления текста с использованием форматирования, расстановки акцентов с помощью цвета, иллюстраций. И ещё один большой плюс — можно создать и использовать шаблоны писем. Всего этого нет в оформлении письма через Basecamp.

Я пока не решил какой способ выбрать. Если говорить про вау-составляющую, конечно, HTML привлекательнее. Но… В общем, надо подумать )

Структура сообщения

Структура письма. Во всех письмах надо стараться придерживаться одной структуры. В принципе, я пишу письма именно в такой форме. Осталось добиться, чтобы и остальные сотрудники студии делал это так же. Я решил остановиться на такой сруктуре:

  • Поприветствовать («Добрый день»)
  • Представиться (в самом первом письме)
  • Чётко и кратко обозначить цель письма. Для чего мы пишем.
  • Собственно, содержание письма — описание отправляемых результатов работы + ссылка на них.
  • Донести до получателя каких действий мы ждём с его стороны после ознакомления с отправляемыми материалами.
  • Добавить P.S., который, как правило, читают все. В нём можно упомянуть то важное, что точно должно быть воспринято получателем.

Ну и, естественно, нужно проверить текст письма на наличие ошибок. Писать кратко и ёмко.

Сопровождение презентации голосом

В случае презентации с голосовым сопровождением, наверное, самый простой и эффективный инструмент — Skype. Через него же можно расшаривать экран заказчику и показывать презентацию, комментируя её по ходу смены слайдов. Я как-то встречал сервис, в котором можно было видеть мышку заказчика и свою. Но, не помню, можно ли было слышать собеседника при этом. И, к сожалению, забыл как называется этот сервис. Может быть, подскажете? 🙂 А пока я останавливаю свой выбор на Skype.

Не будем забывать про главное

И ещё раз напоминаю, главное в презентации (не важно удалённой, или презентации в офисе) — сам результат работы. Его качество, соответствие требованиям заказчика, целям его бизнеса. Всё остальное — приятные мелочи, которые располагают человека, оставляют приятное впечатление, вызывают вау-эффект.

Что дальше?

В следующем выпуске «Чипсо-точек» я сообщу о том, как у нас идёт реализация плана по улучшению презентации в офисе. А также я представлю план реализации и ответственных лиц по улучшению удалённой презентации (той самой, о которой мы говорили сегодня). Оставайтесь с нами!

ПОДПИШИТЕСЬ НА НАШУ РАССЫЛКУ

и получайте уведомления о новых шагах «Чипсо-точек».

P.S. Если вы только что присоединились к нам, вы можете прочитать предыдущие выпуски «Чипсо-точек» вот тут.